Trwa ładowanie proszę czekać ...

Jak stworzyć skuteczny segregator awaryjny dla Twojego biura?

5 lutego 2020

Pracodawcy są prawnie zobowiązani do spełnienia minimalnych wymagań dotyczących planu działania w sytuacjach awaryjnych (EAP) zgodnie z przepisem 1910.38 lit. c) Ustawy o Administracji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (OSHA). Włączenie do EAP segregatorów awaryjnych pomaga zapewnić bezpieczeństwo pracowników i może stanowić różnicę między życiem a śmiercią w przypadku katastrofy.

Jeśli masz więcej niż dziesięciu pracowników, OSHA wymaga, aby pełna pisemna wersja EAP była przechowywana w dogodnym miejscu dostępnym dla pracowników. Alternatywnie, możesz dostarczyć każdemu pracownikowi jego własną kopię, lub jeśli masz mniej niż dziesięciu pracowników przekazać plan ustnie.

EAP zgodny z OSHA obejmuje planowanie, zbieranie informacji o sytuacjach awaryjnych i szkolenie pracowników w celu zapewnienia, że wszyscy wiedzą, co należy zrobić przed, w trakcie i po wystąpieniu sytuacji awaryjnej lub katastrofy. Ten artykuł dotyczy tego, jak skompilować efektywny segregator "chwytaj i idź" przy użyciu informacji z EAP.

Co to jest segregator awaryjny?

Biurowy segregator awaryjny jest dedykowanym trzypierścieniowym segregatorem do organizowania i przechowywania destylowanych istotnych informacji z EAP tak, aby był łatwo dostępny i łatwy do transportu w przypadku ewakuacji. Nie należy go traktować jako zastępstwa dla EAP, ale raczej jako narzędzie, które można włączyć do planu, aby pomóc w utrzymaniu bezpieczeństwa pracowników w czasie kryzysu.

Co należy zawrzeć w segregatorze awaryjnym

Podczas zbierania dokumentów do segregatora awaryjnego należy stosować minimalne wymagania EAP jako przewodnik. Na przykład, OSHA wymaga, aby każdy EAP zawierał sposób zgłaszania pożarów i innych sytuacji kryzysowych. Wybranie numeru 911 lub naciśnięcie ręcznego alarmu przeciwpożarowego to dwie preferowane procedury zgłaszania sytuacji awaryjnych.

Skoroszyty gotowości na wypadek sytuacji kryzysowej w Twoim biurze powinny również zawierać wszelkie dodatkowe procedury dotyczące zgłaszania sytuacji kryzysowych. Mogą to być wewnętrzne numery telefonów alarmowych i inne systemy komunikacji awaryjnej, takie jak system nagłośnieniowy (PA) lub systemy alarmowe, które sygnalizują reakcje lub działania pracowników.

Wykorzystaj poniższą listę kontrolną jako kompletny przewodnik po sekcjach do informacji o segregatorach awaryjnych w oparciu o wymagania EAP. Każda sekcja powinna zaczynać się na nowej stronie.

Biurowy segregator awaryjny Lista kontrolna

Arkusz osłonowy segregatora awaryjnego

  • Nazwa i adres obiektu
  • Data przygotowana
  • Lista nagłych wypadków, które muszą zgłaszać pracownicy: Medycyna, ogień, ciężkie warunki atmosferyczne, zagrożenie bombowe, wyciek substancji chemicznych, wznoszenie się/opadanie konstrukcji, rozszerzona utrata mocy, wszelkie inne sytuacje, w których istnieje zagrożenie utraty życia lub uszkodzenia ciała.

Sekcja 1: Nazwiska i numery telefonów personelu ratunkowego

  • Wyznaczona osoba odpowiedzialna lub najwyższy rangą urzędnik dla Twojej lokalizacji
  • Koordynator ds. sytuacji kryzysowych
  • Monitory powierzchniowe/podłogowe (jeśli dotyczy)
  • Asystenci osób niepełnosprawnych fizycznie (jeżeli dotyczy)

Sekcja 2: Mapy trasy ewakuacji

  • Wyjścia awaryjne
  • Podstawowe i drugorzędne drogi ewakuacji
  • Lokalizacje gaśnic
  • Lokalizacje stacji przeciągania alarmów pożarowych
  • Punkty montażu

Sekcja 3: Numery telefonów alarmowych

  • Straż pożarna
  • Paramedycyna
  • Ambulans
  • Policja
  • Department of Homeland Security
  • Bezpieczeństwo (jeśli dotyczy)
  • Zarządca budynku/obiektu (jeśli dotyczy)

Sekcja 4: Kontakty awaryjne w przedsiębiorstwach użyteczności publicznej

  • Elektryczny
  • Woda
  • Gaz (jeśli dotyczy)
  • Firma telefoniczna

Sekcja 5: Pogotowie ratunkowe

  • Numery telefonów alarmowych służb medycznych
  • Nazwa i numery personelu przeszkolonego w zakresie reanimacji i pierwszej pomocy
  • Procedury postępowania w nagłych przypadkach medycznych

Sekcja 6: Awaria pożarowa

  • Numer dla lokalnej straży pożarnej
  • Mapa lokalizacji alarmu przeciwpożarowego
  • Mapa lokalizacji gaśnicy
  • Przypomnienia o zagrożeniach pożarowych

Sekcja 7: Wyciek chemiczny

  • Lokalizacje urządzeń zapobiegających rozprzestrzenianiu się wycieków/urządzeń zabezpieczających oraz środków ochrony osobistej
  • Nazwa i numer firmy zajmującej się usuwaniem wycieków
  • Środki ostrożności i procedury dotyczące bezpieczeństwa w przypadku wycieku chemikaliów

Sekcja 8: Konstrukcja wznosząca się/ opadająca

  • Wykaz struktur, lokalizacji i szczególnych organizacji reagowania kryzysowego (jeśli dotyczy)
  • Nazwa i numer każdej dodatkowej organizacji udzielającej pomocy w nagłych wypadkach

Sekcja 9: Zagrożenia bombowe

  • Lista kontrolna zagrożenia bombami telefonicznymi
  • Propozycje skryptów z pogróżkami bombowymi
  • Dane kontaktowe Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Department of Homeland Security)

Sekcja 10: Poważne warunki pogodowe i katastrofy naturalne

  • Procedury ostrzegania i ewakuacji w przypadku tornad, trzęsień ziemi, powodzi, huraganów i zamieci
  • Dodatkowe procedury na wypadek powodzi, huraganu i zamieci w zależności od lokalizacji (wewnątrz/zewnętrznie/pojazdem)

Sekcja 11: Procedury krytyczne

  • Przydzielenie specjalnie wyszkolonego personelu do pozostawania w tyle w sytuacjach awaryjnych w celu przeprowadzenia krytycznych operacji
  • Obszar roboczy, nazwa, tytuł stanowiska, opis zadania
  • Nazwa, lokalizacja i numery telefonów biur, z którymi należy się kontaktować

Sekcja 12: Informacje dla pracowników po ewakuacji

  • Lista pracowników z nazwiskiem, numerem wewnętrznym, firmowym i/lub osobistym numerem telefonu komórkowego oraz działem/pracownią/podłogą
  • Mapa biura z przydziałami miejsc siedzących
  • Dane kontaktowe pracowników w nagłych wypadkach
  • Lista pracowników z chorobami i/lub alergiami, które mogą być ważne, aby wiedzieć, czy konieczne jest leczenie w nagłych wypadkach.

Jak zrobić segregator awaryjny

Skuteczny segregator przygotowujący do pracy w Twoim biurze zaczyna się od wyboru wytrzymałego 3-pierścieniowego segregatora, który wytrzyma trudne sytuacje. Wytrzymałe i trwałe materiały gwarantują, że spoiwo awaryjne pozostanie w dobrym stanie, dzięki czemu będziesz przygotowany na każdą sytuację kryzysową.

Spoiwa Avery® Heavy-Duty View Binders zostały zaprojektowane tak, aby były trwalsze, odporne na rozerwanie i posiadały trwałe przezroczyste osłony zewnętrzne. Wyświetlanie na zewnątrz arkusza okładki segregatora awaryjnego sprawia, że informacje te są łatwiej dostępne, gdy czas reakcji jest krytyczny.

Ważne jest, aby chronić strony przed krwawieniem, rozmazaniem, uszkodzeniem i nieczytelnością. Chroń zawartość segregatora awaryjnego za pomocą nieoślepiających, ciężkich ochraniaczy na arkusze blachy. Wybór ochraniaczy na arkusze z nieoślepiającym wykończeniem sprawia, że strony są łatwe do czytania w różnych warunkach oświetleniowych.

W przypadku katastrofy lub innej sytuacji wysokiego stresu, liczy się każda sekunda. Upewnij się, że zawartość segregatora awaryjnego jest łatwa w nawigacji, dzięki czemu pracownicy mogą łatwo znaleźć odpowiedni dokument dla danej sytuacji.

Wytrzymałe przekładki z tworzywa sztucznego są doskonałym rozwiązaniem do oddzielania głównych sekcji segregatora awaryjnego. Dzielniki z tworzywa sztucznego Avery Ultralast™ Big Tab™ są bardzo wytrzymałe i odporne na rozerwanie, a przezroczyste okienko ułatwia ich stosowanie. Nadające się do wydrukowania etykiety z zakładkami oraz duże zakładki zapewniają czytelność.

Dla dodatkowej organizacji w każdej sekcji segregatora awaryjnego, plastikowe zakładki do nadruku są idealne dla czytelności i trwałości. Etykiety identyfikacyjne Avery Surface Safe® Durable ID to doskonałe, wytrzymałe etykiety do identyfikacji wielu segregatorów awaryjnych. Każdy segregator powinien być wyraźnie oznaczony wraz z lokalizacją i osobą odpowiedzialną za daną kopię.

Biurowy segregator awaryjny Najlepsze praktyki
Upewnienie się, że informacje zawarte w segregatorze awaryjnym są dokładne i aktualne, jest kluczowym krokiem w przygotowaniu na wypadek katastrofy i zagrożenia. Ustalenie określonej procedury aktualizacji informacji w nagłych wypadkach gwarantuje, że w przypadku katastrofy dostępne są najbardziej dokładne informacje.

Dodaj nowych pracowników Natychmiast
Za każdym razem, gdy do zespołu dołącza nowy pracownik, wypełnienie awaryjnych danych kontaktowych powinno być częścią natychmiastowego procesu wejścia na pokład. Należy niezwłocznie dodać te informacje do segregatora awaryjnego.

Wskazówka dla ekspertów: Puste wizytówki i ochraniacze na wizytówki mogą być używane do szybkiego dodawania odręcznych informacji kontaktowych i/lub medycznych dla nowych pracowników (lub zmian informacji) pomiędzy aktualizacjami segregatorów awaryjnych.

Kwartalny przegląd segregatorów awaryjnych (Quarterly Emergency Binder Review)
Poświęć czas na przeglądanie biurowego segregatora awaryjnego co trzy miesiące. Przejrzyj wszystkie procedury, mapy, nazwy i numery telefonów, aby upewnić się, że wszystkie informacje są dokładne i aktualne.

Jest to również dobry moment na podwójną kontrolę informacji o pracownikach. Dodaj odręczne informacje dla nowych pracowników do oficjalnej listy kontaktów z pracownikami w nagłych wypadkach i usuń informacje dla pracowników, którzy przeprowadzili się dalej.

Roczna aktualizacja informacji o pracownikach
Raz w roku poproś pracowników o wypełnienie i przesłanie aktualnych danych kontaktowych w nagłych wypadkach. Wymień przestarzałą zawartość segregatora awaryjnego i zniszcz przestarzałe dokumenty.